贸易展览展示预算的指南

      如果说有什么是无数行业的专业人士都能认同的，那就是展会提供了无与伦比的投资回报。要在短时间内结识更多的人——无论他们是潜在的客户、合作伙伴还是供应商——最好的办法就是通过一场有效的贸易展览。

      商业博览中心提供了一些有用的统计数据，使人们能够正确看待贸易展的价值。首先，99%参加贸易展的与会者表示，面对面的体验具有独特的价值。此外，90%的参展商表示，在展会前的12个月里，他们在展会体验之外没有被参展商要求进行面对面的会议。

      这意味着90%的参会者在一年中的任何时候都找不到他们的路。

      最后，与潜在客户面对面交流的平均成本是多少?142美元。在客户办公室面对面会面的平均花费是多少?259美元。

      然而，为了从你的展会中获得最大的投资回报，你需要知道一两件关于展会预算的事情。虽然我们都想在展厅里制造尽可能大的轰动效应，但我们能花的钱是有限的。根据你的目标和预算，你可能不得不做出一些牺牲。

      所以我们把这个简单的入门指南放在了一起。我们希望你做好准备，做出那些艰难的决定，同时帮助你明白，你仍然可以通过适度的投资产生巨大的影响。无论你的公司是大是小，都有很多方法可以从在展会上展示的卓越投资回报率中获益。

      从你的目标开始

      在你开始处理数字之前，你想要了解你的贸易展目标。这将帮助你更好地理解你需要什么，同时清楚地定义你不需要什么。大屏幕上有很多花哨的东西，根据你的目标，它们可能是实现这些目标的有价值的工具。然而，如果你发现某些元素实际上对你的愿景来说是多余的，那么你应该提前知道这一点，这样你就不会为它们付钱了!从问自己以下问题开始:

      展览的目的是什么?

      当然，每一次展示都是为了帮助你与潜在客户、客户或同事进行面对面的交流。然而，根据您所在的行业，实现这个不言而喻的目标实际上意味着很多事情。在一些展览中，一个大型的、华丽的展览，配有灯光表演和烟雾机，可以很好地帮助你建立有价值的联系。然而，在其他情况下，过高的价格实际上可能会阻止前景。从确定什么对你的行业有意义开始。确定你的目的的最好方法是看看以前的贸易展览的其他展览。

      有多少人可以为你的显示器工作?

      如果你负担不起一个大的、过于夸张的显示器，那么它将毫无用处。记住，你是在试图吸引潜在客户进行面对面的交流。一个潜在客户不会将这种联系与显示器联系起来。他们会和一个人一起成功。如果您只有一个人可以处理显示器，您可能需要考虑更合适的尺寸。在大型展览会上，一名工作人员可能会在人群中迷路。相反，如果你已经有一个大的团队，你需要确保你的显示器能够容纳多个同时的面对面连接。

      你需要隐私吗?

      根据你所在行业的不同，公开的面对面交流可能不是一个好主意。也许你的工作领域的潜在客户不希望看到你在谈判或探索选择。您的业务可能包括敏感信息。或者也许你只是想给潜在客户提供一种私人的接触，不受贸易展览会场的喧嚣打扰。无论如何，如果你想要包含隐私空间，你必须有一个以上的显示横幅。

      技术需要合并吗?

      如果你在科技行业工作，很明显你会希望你的显示器中加入一些专业知识。这样的显示器将有一定的技术要求，您将需要将这些因素考虑到您的贸易展显示器预算中。

      用旅游贸易展览的预算得到具体

      既然你已经设定了目标，那么现在是时候认真计算你的展会成本了。

      让我们来看看市场营销人员的成本明细表。在计算你的预算时，你可能只关注实物交易的展览展示成本。然而，展览的平均成本仅相当于贸易展总成本的12%。28%的费用用于租用展厅地板的空间。这意味着展示的成本和你设置的空间只占展示平均总成本的40%。

      在设置好显示器后，请记住，您需要有人为其配备人员。即使他们的工资不是按小时支付的，你仍然需要考虑到差旅费和住宿费。

      根据MarketingProfs，这占了你平均预算的21%。这部分还包括娱乐前景的成本。根据你所在的行业，对娱乐的期望可能会相当昂贵。

      你还需要记住，物流也要花钱!这是另外9%的预算用于展示。这是在额外的10%用于现场后勤问题之前，比如照明费用和地毯租金。

      在讨论物流成本问题时，我们应该花些时间来讨论货运。虽然许多新加入展会的人可能不熟悉这个术语，但它是你预算的重要组成部分，而且展览越大，它就越令人担忧。简单地说，任何大型展览都需要转包安装和拆除成本。

      运费率是根据英担(CWT)来计算的。这意味着速率乘以你的板条箱展品的重量除以100。根据Handshake的数据，预先运往仓库的展品的平均运费为85 CWT，直接运往展场的展品的运费为76 CWT，需要特殊处理的展品的运费为99 CWT。

      因此，如果你要直接将一个2000磅的板条箱运到展会现场，你需要支付1520美元的运费。

      剩下20%的预算可能会用于促销材料和赠品。

      然而，我们认为我们应该注意到，“捐赠”是一些命名最糟糕的商业投资。你所做的一切都是为了“送人”。事实上，你是在进行一项投资，给潜在客户留下一些值得记住的东西。如果你的宣传册或品牌产品流行起来，它很快就会成为潜在客户促销活动的首选。通过站在顶端，你就大大增加了你增加生意的机会。因此，当你想让宣传材料与你的目标和业务规模保持一致时，你也不想为了省钱而在这部分预算上克扣。就像你展示的其他方面一样，宣传材料不应该简单地以成本来衡量，而应该以ROI来衡量。

      租赁与购买

      如果你是一家预算紧张的小公司，在阅读了上面列出的成本细目后，你可能会大汗淋漓。但记住，我们说的是百分比。如果你在一个私密的展厅里有一个小型展览，当你把展览品放在卡车后面，然后开车去参加活动时，你9%的运费可能就相当于汽油的价格。

      然而，如果你确定你需要一个大的，让人瞠目结舌的显示器，但你认为在你的预算中没有足够的空间去买，你也应该考虑租一个。

      那么租房的价值是什么呢?

      租房提供了灵活性:

      通过租用你的展台，你会发现你的展台在很多方面都是灵活的。首先，你将拥有财务灵活性，因为你的流动资本不会与所有权成本挂钩。您还可以根据展会的规模要求调整成本。也许有一个非常大的贸易展览，你想要展示一个大的展览，但大多数时候你展示的是一个小得多的规模。通过租用，您可以相应地调整显示器的大小，从而节省很少使用的大型显示器的投资成本。

      最后，租房可以让你尝试新的展示布局，而不必承担全部的经济负担。这是一种很好的方式，可以让你了解你的员工如何在一个相当大的展览中工作，同时让你有机会玩各种流量或显示位置。

      成本效益——尤其是对初创企业:

      虽然很多公司都喜欢在展示所有权上不捆绑资本的灵活性，但对于一个需要考虑短期内最具成本效益的选择的公司来说，租赁也是一个非常合理的财务决策。创业公司尤其如此。由于初创企业的脆弱本质，在一个展台上投入大量资金，但一年后却发现它不适合这项业务，对于一家正在成长的公司来说，这可能是灾难性的。虽然初创企业的确着眼于长远，但它们的大部分财务重点必须放在当下，这是可以理解的。租房是一种很好的方式，既能让你的收入最大化，又不会给公司的未来带来沉重的负担。

      在逻辑上更容易:

      最后，当您租用一个显示器时，您可以消除很多后勤上的麻烦。你不需要担心时装秀之间的存储问题，也不需要担心终端物流成本问题——如果你想摆脱一个大的显示器，这可能会很重要。如果你打算在海外参展，租房还可以帮助你减少物流成本。如果你能在贸易展所在的国家租到展台，你就不用支付国际运费或担心海关了。

      然而，尽管在许多情况下，租房很有意义，但也有一些缺点。

      限制你的选择:

      如果您正在构建自己的显示器，那么您将拥有更多的设计控制。如果你想要一个巨大的伪造版本的你的产品，那不是你能租到的东西。如果你想要大量的定制技术嵌入到你的显示器中，同样你不会有那个选项可用。相反，租赁带来了许多非常有吸引力但有限的显示选项。

      更高的长期成本:

      当然，就像在任何购买情况下一样，租赁并不能建立权益。每次你租房子，省下来的钱就会减少。如果你打算定期参加展会，你很快就会从存钱变成租房亏钱。此外，如果你拥有你的展览，你可以致力于精简它的运作，无论是在运营成本或人员配备方面。通过租用，您将无法定制您的流程，从而在贸易展之间找到额外的节省。

      最后，租赁的长期成本对许多老牌和稳定的公司来说是一个大问题。即使租用一台显示器可以节省50%的费用，但连续三年租用同一台显示器的成本最终也会超过购买一台显示器的成本。

      削减成本的方法

      除了选择租房外，还有其他一些节省开支的方式。让我们花点时间，看看我们最喜欢的贸易展展品的成本削减技巧。

      使文学数字:

      尽管一些行业仍希望在展会上看到纸质外卖，但智能手机的出现为展示者提供了另一种更划算的选择。与其买一本宣传册，不如买一款专门为你的潜在客户设计的应用。你可以把二维码作为你的显示屏的一部分，让它更容易下载。

      如果你从事的是科技行业，走数字路线甚至可能会增加你的吸引力，因为你的潜在客户可能会对模拟解决方案感到困惑。你也可以考虑在你的显示器中加入一个平板电脑，让潜在客户可以快速输入他们的联系信息，为你提供在未来的某个日期重新与他们联系的方法。

      使用贸易展顾问:

      虽然这看起来像是额外的前期成本，但实际上你可以通过投资一个贸易展顾问来节省很多钱。因为每一个展场都是意想不到的物流和潜在的更高成本的雷区，展会顾问可以确保你从一开始就把工作做好。贸易展顾问们熟悉所有最常用的展厅，这样他们就能充分意识到那些最终会增加运营成本的小特质。请记住，后勤方面的失误比聘请贸易展顾问的代价要大得多。

      考虑重量，而不仅仅是尺寸:

      Drayage不是通过移动展品的时间来计算的，而是通过移动物品的重量来计算的。你可以找到相当可观的节省——即使是在大型展览——只要专注于一个由耐用而轻量的材料构成的显示器。幸运的是，exhibit设计公司正在倾听消费者的需求，并努力提供异常轻巧的坚固显示器。所以不要只考虑所覆盖的面积，也不要只考虑板条箱的重量。

      使用预先设计显示:

      虽然我们可能都有一个完美的、独一无二的超大显示器来代表我们公司的愿景，但事实是那样的定制水平是昂贵的。

      幸运的是，展览设计师们已经开发出了一系列的预制展板，这些展板仍然可以用你公司的标识进行完整的品牌标识。虽然你的展览在布局上可能不是独一无二的，但它仍将是你的独特之处，因为它与你的标志和品牌的艺术相辅相成。

      此外，许多预制显示器都有许多模块化选项，这意味着您可以轻松地为您的展品定制触摸，而不需要完全定制的全部成本。通过使用预先设计好的显示器，你可以以更低的价格获得更大的尺寸。

      送货时间:

      您可能已经注意到，最低的运费率是那些直接运到展会码头的展品。通过将你的展品直接送到那里，你可以节省可观的第三方劳务费用。

      然而，如果你不能确定你的运输时间，考虑去第三方运输承包商。通过将存储和运输外包给另一家公司，你可能会发现比标准的展厅运费节省了很多。

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        澳大利亚墨尔本国际地面及装饰材料展览会

        德国科隆国际糖果原料和机械展览会

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